Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest OneCare sp. z o.o. z siedzibą w Kręczkach, ul. Pokrzywy 4, 05-850 Kręczki, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001221324, NIP 1182322364, REGON 543880265, kapitał zakładowy 10 000 zł w pełni opłacony.

Kontakt w sprawie danych

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem kontakt@onecare.com.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby.

Cele i podstawy przetwarzania

Obsługa formularzy kontaktowych w serwisach OneCare (onecare.com.pl, onecontact.pl, labcare.pl, kwestiaskali.pl) i korespondencji. Dane: imię i nazwisko, rola lub stanowisko, nazwa placówki, adres e-mail, telefon, wybrany temat, treść wiadomości, adres podstrony, z której wysłano formularz, data wysłania, adres IP, czas wypełnienia formularza (zabezpieczenie przed automatami) oraz wersja informacji o przetwarzaniu danych. Zgłoszenie z formularza trafia bezpośrednio do naszego systemu CRM jako zapytanie handlowe, a opiekun dostaje o nim powiadomienie; dalszą korespondencję prowadzimy pocztą firmową. Podstawa: prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest udzielenie odpowiedzi na zapytanie i prowadzenie rozmów z osobą, która się z nami skontaktowała, oraz z instytucją, którą reprezentuje; gdy zapytanie dotyczy umowy z osobą, której dane dotyczą, także podjęcie działań przed zawarciem umowy na jej żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Okres przechowywania: do zakończenia korespondencji, a następnie przez 3 lata. Prosimy nie wpisywać w formularzu danych o zdrowiu ani danych pacjentów: nie są potrzebne do odpowiedzi na zapytanie, a jeżeli do nas trafią, usuwamy je.

Kontakt handlowy z instytucjami, z którymi prowadzimy rozmowy lub współpracę: dane osób kontaktowych w systemie CRM. Podstawa: prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest marketing bezpośredni własnych produktów i usług. Informacje handlowe drogą elektroniczną i telefoniczną kierujemy wyłącznie do osób, które wcześniej wyraziły na to zgodę (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu.

Realizacja umów handlowych: dane osób reprezentujących kontrahenta i jego pracowników wskazanych do kontaktu, a w przypadku kontrahenta będącego osobą fizyczną także jego dane identyfikacyjne i rozliczeniowe. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a wobec osób reprezentujących kontrahenta i jego pracowników prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest wykonanie umowy z kontrahentem i kontakt w jej sprawach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy.

Obowiązki księgowe i podatkowe. Podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o rachunkowości i ustawą Ordynacja podatkowa). Okres przechowywania: 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą, a dla dowodów księgowych dotyczących umów od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym transakcje zostały ostatecznie zakończone, rozliczone lub przedawnione, a dla dokumentów podatkowych do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. Podstawa: prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest ochrona jego praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

Komendy głosowe w serwisie live.1care.pl (model przychodni i szpitala). Po potwierdzeniu informacji i włączeniu komend nagranie głosu trafia na nasz serwer rozpoznawania mowy wyłącznie po to, żeby rozpoznać polecenie. Samego nagrania nie zapisujemy; w dzienniku serwera zostaje rozpoznany tekst polecenia (do 80 znaków) i data, a w dzienniku serwera WWW adres IP. Podstawa: prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest wykonanie polecenia, o które prosi odwiedzający. Dziennik przechowujemy przez czas potrzebny do utrzymania i zabezpieczenia usługi, a po jej wyłączeniu go usuwamy.

Bezpieczeństwo serwisu. Serwer hostingu zapisuje w dziennikach techniczne dane każdego żądania: adres IP, datę i godzinę, adres podstrony oraz informacje o przeglądarce. Podstawa: prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres przechowywania: przez czas przechowywania dzienników ustalony przez dostawcę hostingu. Z dzienników nie korzystamy w celach analitycznych ani marketingowych.

Źródło danych

Dane podane w formularzu lub w korespondencji pochodzą od Państwa. Dane osób reprezentujących kontrahentów i ich pracowników wskazanych do kontaktu (imię i nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe) możemy otrzymać od instytucji, w której pracują, albo z publicznie dostępnych źródeł, takich jak ogłoszenia o zamówieniach publicznych, Biuletyn Informacji Publicznej i Krajowy Rejestr Sądowy.

Odbiorcy danych

• ·Google Ireland Limited (Google Workspace): poczta firmowa,
• ·OVH, serwer w Wielkiej Brytanii, na którym działa nasz system CRM przyjmujący zgłoszenia z formularzy,
• ·SeoHost (Polska), hosting serwisu,
• ·Antrez Grzegorz Brzeziński (Polska), serwer rozpoznawania mowy dla komend głosowych w serwisie live.1care.pl,
• ·DP3600 (Polska), biuro rachunkowe,
• ·banki i operatorzy płatności w zakresie rozliczeń,
• ·organy publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Przekazywanie poza EOG

W związku z korzystaniem z Google Workspace dane mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Spółka uczestniczy w programie EU-US Data Privacy Framework. Podstawą przekazania jest decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych (art. 45 RODO), a uzupełniająco standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię standardowych klauzul umownych można otrzymać, pisząc na adres kontakt@onecare.com.pl. Nasz system CRM działa na serwerze OVH w Wielkiej Brytanii; przekazanie danych do Zjednoczonego Królestwa odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2021/1772 z dnia 28 czerwca 2021 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przez Zjednoczone Królestwo (art. 45 RODO), zmienionej decyzjami wykonawczymi Komisji (UE) 2025/1226 i 2025/2574.

Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w art. 15 do 21 RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora. Sprzeciw wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego uwzględniamy zawsze, bez potrzeby uzasadnienia.

Jeżeli przetwarzamy dane na podstawie zgody, można ją cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzu jako wymagane nie możemy odpowiedzieć na zapytanie, a bez danych niezbędnych do zawarcia umowy nie możemy jej zawrzeć ani wykonać.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały (art. 22 RODO). W systemie CRM grupujemy kontakty według rodzaju instytucji i tematu rozmów, aby kierować do nich właściwe informacje. Wobec takiego przetwarzania można w każdej chwili wnieść sprzeciw.

Pliki cookies

Serwis nie zapisuje w przeglądarce plików cookies ani innych informacji. Szczegóły w odrębnej Polityce cookies dostępnej w stopce serwisu.

Zmiany polityki

Aktualizacje polityki publikujemy na tej stronie. Data obowiązującej wersji wskazana jest na początku dokumentu.