Klauzula informacyjna RODO

Administrator danych osobowych

Administratorem jest OneCare sp. z o.o., ul. Pokrzywy 4, 05-850 Kręczki, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001221324, NIP 1182322364, REGON 543880265, kapitał zakładowy 10 000 zł.

Kontakt z administratorem

Kontakt jest możliwy pod adresem e-mail kontakt@onecare.com.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby.

Cele i podstawy przetwarzania

• ·Odpowiadanie na zapytania i prowadzenie korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadnionym interesem jest odpowiedź na zapytanie i prowadzenie rozmów z osobą, która się z nami skontaktowała, oraz z reprezentowaną przez nią instytucją; gdy zapytanie dotyczy umowy z osobą, której dane dotyczą, także art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• ·Kontakt handlowy z instytucjami, z którymi prowadzimy rozmowy lub współpracę: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadnionym interesem jest marketing bezpośredni własnych produktów i usług; informacje handlowe drogą elektroniczną i telefoniczną kierujemy wyłącznie do osób, które wcześniej wyraziły na to zgodę,
• ·Zawarcie i wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec osób reprezentujących kontrahenta i jego pracowników art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadnionym interesem jest wykonanie umowy z kontrahentem i kontakt w jej sprawach,
• ·Realizacja obowiązków prawnych, w tym księgowych i podatkowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• ·Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz bezpieczeństwo serwisu (dzienniki serwera): art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw administratora i bezpieczeństwo serwisu.

Kategorie i źródło danych

Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa instytucji, adres e-mail, telefon), treść korespondencji, a przy umowach także dane rozliczeniowe. Dane podane w formularzu lub w korespondencji pochodzą od Państwa. Dane osób reprezentujących kontrahentów i ich pracowników wskazanych do kontaktu możemy otrzymać od instytucji, w której pracują, albo z publicznie dostępnych źródeł, takich jak ogłoszenia o zamówieniach publicznych, Biuletyn Informacji Publicznej i Krajowy Rejestr Sądowy.

Okres przechowywania

• ·Korespondencja: do zakończenia rozmów, a następnie przez 3 lata,
• ·Kontakt handlowy: do wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu,
• ·Umowy: przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń,
• ·Dane księgowe: 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą, a dla dowodów dotyczących umów po roku obrotowym, w którym transakcje zostały ostatecznie zakończone, rozliczone lub przedawnione; dokumenty podatkowe do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być: Google Ireland Limited (Google Workspace: poczta firmowa), OVH (serwer naszego systemu CRM w Wielkiej Brytanii, do którego trafiają zgłoszenia z formularzy), SeoHost (hosting serwisu), biuro rachunkowe DP3600, banki, operatorzy płatności oraz organy publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

Przekazywanie poza EOG

Dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych do Google LLC w związku z korzystaniem z Google Workspace. Podstawą jest decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. w ramach EU-US Data Privacy Framework (art. 45 RODO), w którym spółka uczestniczy, a uzupełniająco standardowe klauzule umowne (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię klauzul można otrzymać, pisząc na adres kontakt@onecare.com.pl. Nasz system CRM działa na serwerze OVH w Wielkiej Brytanii; przekazanie danych do Zjednoczonego Królestwa odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2021/1772 z dnia 28 czerwca 2021 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przez Zjednoczone Królestwo (art. 45 RODO), zmienionej decyzjami wykonawczymi Komisji (UE) 2025/1226 i 2025/2574.

Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w art. 15 do 21 RODO przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego uwzględniamy zawsze. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO). W systemie CRM grupujemy kontakty według rodzaju instytucji i tematu rozmów; wobec takiego przetwarzania przysługuje sprzeciw w dowolnym momencie.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz do zawarcia i wykonania umowy.